Commerce & e-commerce Scénario d'usage

Savoir quoi commander chaque semaine, par boutique, avant la rupture

Un distributeur avec trois boutiques et un dépôt réunit ventes et stock dans un seul outil, reçoit une proposition de commande chaque semaine et une alerte WhatsApp avant la rupture.

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Aperçu du projet

Ce scénario illustre ce que nous construisons ; il ne s'agit pas d'une référence client.

Ce scénario montre comment un distributeur avec trois boutiques et un dépôt peut commander ses produits à partir des ventes réelles plutôt qu'au feeling. Les ventes et le stock sont réunis dans un seul outil simple, une proposition de commande sort chaque semaine par produit et par boutique, et le gérant reçoit une alerte sur WhatsApp quand un produit qui tourne vite passe sous son seuil.

Défis du client & exigences

Un distributeur de produits alimentaires et d'hygiène tient trois boutiques à Conakry et un dépôt, pour environ 400 références. Les commandes aux fournisseurs se font de tête, par message WhatsApp, selon ce que le gérant a vu dans les rayons cette semaine.

Résultat : le lait en poudre et l'huile manquent trois jours avant la prochaine livraison, pendant que des cartons de produits qui se vendent peu dorment au dépôt depuis des mois. Chaque boutique note ses ventes dans un cahier ou dans une caisse qui ne parle à rien d'autre. Personne ne sait, un lundi matin, combien de chaque produit il reste dans chaque boutique ni combien il faut en commander.

Objectifs principaux

Enregistrer les ventes et le stock des trois boutiques et du dépôt dans un seul outil, utilisable sur un téléphone

Recevoir chaque semaine une proposition de commande par produit et par boutique, calculée à partir des ventes passées et de la saison

Être alerté par WhatsApp ou SMS quand un produit à forte rotation passe sous son seuil dans une boutique

Repérer les produits qui dorment pour arrêter de les commander ou les écouler

Solution du projet

Nous commençons par les ventes

Une application Laravel avec une base PostgreSQL devient le seul endroit où l'on enregistre une vente, une réception fournisseur et un transfert entre le dépôt et une boutique. Elle s'utilise sur un téléphone ou un ordinateur, et chaque boutique garde une copie locale pour continuer à saisir quand la connexion tombe ; les ventes partent au serveur dès que le réseau revient.
Dès que l'historique de ventes est assez long, le calcul peut commencer. Un script Python tourne chaque dimanche soir et produit, par produit et par boutique, une quantité à commander. La règle est simple : si la vente moyenne des dernières semaines, ajustée à la saison (ramadan, rentrée, fêtes de fin d'année), dépasse le stock restant plus ce qui arrive déjà, alors le script propose la différence, arrondie au carton. Sinon, il ne propose rien.
Nous démarrons avec des moyennes mobiles ; un modèle plus élaboré ne vient que si l'historique le justifie. Le gérant reçoit la proposition le lundi matin, la corrige s'il sait quelque chose que les chiffres ignorent, et envoie la commande.
Exemple
Une boutique vend en moyenne 30 sacs de riz par semaine, il en reste 12 et rien n'est en route, alors la proposition est de 18 sacs, arrondis à deux cartons.
Entre deux propositions, une alerte WhatsApp ou SMS part dès qu'un produit à forte rotation passe sous son seuil dans une boutique. Un tableau de bord Metabase montre le stock par boutique, les produits qui tournent vite et ceux qui n'ont pas bougé depuis deux mois.

Indicateurs à suivre

Nombre de jours de rupture par produit et par boutique
Écart entre la quantité proposée et la quantité réellement commandée
Part des commandes passées à partir de la proposition
Valeur du stock qui n'a pas bougé depuis deux mois
Écart entre le stock compté et le stock affiché
Temps passé chaque semaine à préparer les commandes

Stack technique

Application ventes et stock: Laravel Livewire PostgreSQL
Saisie en boutique: Application web installable (PWA) Stockage local Synchronisation différée
Calcul des commandes: Python Pandas Moyennes mobiles Ajustement saisonnier
Alertes: WhatsApp Business API Passerelle SMS
Tableaux de bord: Metabase
Exploitation: Docker Sauvegardes quotidiennes

Questions fréquentes

Par la saisie. Au début, l'outil sert seulement à enregistrer les ventes et les réceptions, et à voir le stock par boutique. Les propositions de commande démarrent quand l'historique suffit pour calculer une moyenne qui veut dire quelque chose. Si vous avez déjà des cahiers ou un export de caisse, nous les reprenons pour gagner du temps.

Non. La proposition est un point de départ calculé à partir des chiffres. Le gérant la corrige quand il sait quelque chose que les chiffres ignorent : un fournisseur en retard, une promotion, un chantier qui ferme la rue. Chaque correction est enregistrée, ce qui permet de voir plus tard si la règle de calcul doit changer.

La vendeuse continue à saisir sur le téléphone ou l'ordinateur de la boutique : le catalogue et le stock sont copiés en local. Les ventes partent au serveur dès que le réseau revient. Les alertes de seuil et la proposition du lundi se calculent sur ce qui est arrivé au serveur ; si une boutique n'a rien envoyé depuis plus d'un jour, le gérant en est informé.