Services financiers Scénario d'usage

Suivi des remboursements et relances automatiques pour une institution de microfinance

Agents de terrain qui saisissent les collectes sur un téléphone hors connexion, rappels par SMS ou WhatsApp et vue des retards, connectés au système de gestion existant.

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Aperçu du projet

Ce scénario illustre ce que nous construisons ; il ne s'agit pas d'une référence client.

Ce scénario montre comment une institution de microfinance avec des agents de terrain peut suivre les échéances de chaque prêt, enregistrer les collectes sur un téléphone même sans réseau, relancer les emprunteurs par SMS ou WhatsApp, et donner au responsable une vue des retards. Le système de gestion existant reste en place : on s'y connecte, on ne le remplace pas.

Défis du client & exigences

Une institution de microfinance de trois agences suit un portefeuille de prêts de groupe et de prêts individuels. Quinze agents de terrain passent chaque semaine dans les marchés et les quartiers pour collecter les remboursements. Chaque agent note les montants dans un cahier, puis les ressaisit à l'agence le soir dans le système de gestion, parfois le lendemain.

Entre les deux, personne ne sait qui a payé. Les relances se font par appel, quand l'agent y pense. Le responsable des opérations découvre les retards en fin de mois, quand l'état des impayés sort du système, et il est trop tard pour agir sur les premières échéances manquées.

Objectifs principaux

Donner à chaque agent, sur son téléphone, l'échéancier de ses emprunteurs et la saisie des collectes, même sans réseau

Envoyer automatiquement un rappel par SMS ou WhatsApp avant chaque échéance et un message en cas de retard

Donner au responsable une vue des retards par agence, par agent et par emprunteur, mise à jour chaque jour

Lire et écrire dans le système de gestion existant au lieu de le remplacer

Solution du projet

Nous commençons par une analyse courte avec le responsable des opérations et trois agents : quels écrans du système de gestion ils utilisent vraiment, quelles données en sortent, comment une collecte est validée aujourd'hui. Ce travail fixe le périmètre et la liste des champs échangés avec le système existant. L'application mobile est construite avec Flutter.
Elle télécharge chaque matin l'échéancier des emprunteurs de l'agent, fonctionne sans réseau toute la journée et envoie les collectes dès qu'un signal revient. Chaque collecte porte l'heure, le lieu et l'identifiant de l'agent.
Une couche d'intégration en Laravel lit les prêts et les échéances dans le système de gestion et y écrit les collectes validées ; si le système n'offre pas d'API, on passe par un export et un import planifiés, convenus avec son éditeur. Les rappels partent par SMS ou WhatsApp Business API : si l'échéance est dans deux jours, un rappel ; si elle est dépassée, un message et une tâche pour l'agent.
Le responsable ouvre chaque matin un tableau de bord Metabase : retards par agence, par agent, par emprunteur, et collectes non encore synchronisées. L'accès à chaque écran dépend du rôle, et chaque action est journalisée.

Indicateurs à suivre

Délai entre la collecte sur le terrain et son enregistrement dans le système
Part des échéances payées à la date prévue
Part des emprunteurs relancés avant la date d'échéance
Nombre de jours entre un premier retard et le premier contact de l'agent
Écarts entre les collectes saisies et les montants déposés à l'agence

Stack technique

Application mobile: Flutter SQLite Synchronisation différée
Intégration: Laravel API REST Import et export planifiés
Base de données: PostgreSQL
Messagerie: Passerelle SMS WhatsApp Business API
Tableau de bord: Metabase

Questions fréquentes

Parce qu'il tient les comptes, l'historique des prêts et les états que l'institution produit déjà. Le remplacer coûte cher et bloque les équipes longtemps. Nous ajoutons ce qui manque, la saisie terrain et les relances, et nous échangeons les données avec lui. S'il doit un jour être remplacé, l'application mobile et les relances restent.

Chaque collecte porte l'heure, le lieu et l'agent. L'emprunteur reçoit un SMS de confirmation avec le montant enregistré ; s'il ne correspond pas à ce qu'il a donné, il le signale. Le tableau de bord compare les collectes saisies aux dépôts faits à l'agence. Les règles de contrôle et qui valide quoi sont décidées avec l'institution.

Non. Beaucoup d'emprunteurs ont un téléphone simple. Si le numéro est sur WhatsApp, le rappel part par WhatsApp ; sinon, il part par SMS. Le texte reste court et dans la langue choisie avec l'institution.