Santé Scénario d'usage

Prise de rendez-vous en ligne et rappels automatiques pour une clinique de six médecins

Une clinique de six médecins passe de l'agenda papier à la réservation en ligne, avec rappels et confirmation par SMS ou WhatsApp, connectée au logiciel patient existant.

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Aperçu du projet

Ce scénario illustre ce que nous construisons ; il ne s'agit pas d'une référence client.

Ce scénario montre comment une clinique où les rendez-vous se prennent par téléphone peut offrir la réservation en ligne, envoyer un rappel automatique et une confirmation en un message par SMS ou WhatsApp, et donner à l'accueil un agenda partagé. Le logiciel patient déjà en place reste la référence : la nouvelle application s'y connecte.

Défis du client & exigences

Une clinique privée réunit six médecins : deux généralistes, une pédiatre, un gynécologue, un cardiologue et un dentiste. Les rendez-vous se prennent par téléphone, à l'accueil, et sont notés dans un agenda papier par médecin. La ligne est souvent occupée ; les patients rappellent, ou viennent sans rendez-vous.

Beaucoup de rendez-vous sont manqués sans prévenir, et le créneau est perdu alors que d'autres patients attendaient. Quand un médecin est absent, l'accueil doit appeler chaque patient un par un. Le logiciel patient existant garde les dossiers et la facturation, mais son module d'agenda n'est pas utilisé.

Objectifs principaux

Permettre aux patients de réserver un créneau en ligne, depuis un téléphone, sans créer de compte compliqué

Envoyer un rappel automatique avant chaque rendez-vous, avec confirmation ou annulation en un seul message par SMS ou WhatsApp

Donner à l'accueil un agenda partagé des six médecins, avec les créneaux libérés par les annulations

Lire et écrire les rendez-vous dans le logiciel patient existant au lieu de le remplacer

Solution du projet

Nous commençons petit

L'agenda de l'accueil. Une application web Laravel remplace les six agendas papier par un seul écran : les six colonnes, les créneaux libres, les patients confirmés, ceux qui n'ont pas répondu. Chaque médecin définit ses horaires et la durée de ses consultations.
La page de réservation en ligne est pensée pour le téléphone et les connexions lentes : le patient choisit le médecin, un créneau, donne son nom et son numéro, et reçoit la confirmation par SMS ou WhatsApp.
Les rappels partent par WhatsApp Business API ou par SMS : si le rendez-vous est dans deux jours, un rappel avec deux réponses possibles, « 1 » pour confirmer, « 2 » pour annuler ; si le patient annule, le créneau redevient visible en ligne et à l'accueil ; si le patient ne répond pas, il apparaît en orange dans l'agenda et l'accueil l'appelle.
Si un médecin est absent, l'accueil annule sa journée en un clic et chaque patient reçoit un message avec un lien pour choisir un autre créneau. Les rendez-vous sont lus et écrits dans le logiciel patient existant par son API ; le dossier médical reste dans ce logiciel, la nouvelle application ne stocke que le nom, le numéro et le rendez-vous. Les données sont chiffrées et chaque rôle, accueil, médecin, direction, ne voit que ce dont il a besoin.
Une application mobile pour les médecins affiche leur journée et les annulations du matin. L'hébergeur est choisi avec la clinique, et un contrat de maintenance couvre les mises à jour, les sauvegardes et le support.

Indicateurs à suivre

Part des rendez-vous manqués sans prévenir
Part des rendez-vous confirmés par message avant la veille
Part des réservations prises en ligne plutôt que par téléphone
Créneaux libérés par annulation puis réattribués
Temps passé par l'accueil au téléphone

Stack technique

Application web: Laravel Livewire PostgreSQL
Application mobile médecins: Flutter
Messagerie: WhatsApp Business API Passerelle SMS
Intégration: API du logiciel patient existant
Sécurité et exploitation: Chiffrement des données Accès par rôle Sauvegardes quotidiennes

Questions fréquentes

Oui. L'accueil prend le rendez-vous dans le même agenda que la réservation en ligne, et le patient reçoit le même rappel. La réservation en ligne absorbe une partie des appels, elle ne les interdit pas.

Le dossier médical reste dans le logiciel patient existant. La nouvelle application ne garde que le nom, le numéro de téléphone et les rendez-vous, chiffrés, chez un hébergeur choisi avec la clinique. Chaque rôle ne voit que ce dont il a besoin, et chaque consultation d'un rendez-vous est journalisée.

Nous le vérifions pendant l'analyse, avec son éditeur. S'il n'y a pas d'API, deux options : un export et un import planifiés des rendez-vous, ou l'agenda devient la référence et l'accueil ressaisit uniquement les nouveaux patients dans le logiciel. Le choix est fait avec la clinique avant de construire.