Éducation Scénario d'usage

Gestion d'une école privée de 600 élèves : inscriptions, frais de scolarité et portail parents

Une école de 600 élèves gère inscriptions, frais payés par mobile money, notes et absences sur téléphone, avec un portail parents et un tableau de bord.

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Aperçu du projet

Ce scénario illustre ce que nous construisons ; il ne s'agit pas d'une référence client.

Ce scénario montre comment une école privée de 600 élèves peut gérer les inscriptions en ligne, suivre les frais de scolarité payés par mobile money, laisser les enseignants saisir notes et absences depuis leur téléphone, prévenir les parents par SMS ou WhatsApp et donner au directeur un tableau de bord.

Défis du client & exigences

Une école privée de Conakry accueille 600 élèves, de la maternelle au lycée. Chaque rentrée, les inscriptions se font sur des fiches papier, recopiées ensuite dans un classeur Excel. Les frais de scolarité sont payés en espèces ou par Orange Money sur le téléphone du comptable, et le rapprochement avec la liste des élèves prend des journées.

Les notes restent dans les cahiers des enseignants jusqu'au bulletin. Les parents apprennent une absence ou une convocation quand l'élève rentre à la maison, ou pas du tout. Un matin donné, le directeur ne sait pas combien d'élèves sont à jour de paiement.

Objectifs principaux

Inscrire ou réinscrire un élève en ligne, avec un dossier par élève

Enregistrer chaque paiement de frais, en espèces ou par mobile money, et savoir qui est à jour

Permettre aux enseignants de saisir notes et absences depuis leur téléphone, même sans réseau

Prévenir les parents par SMS ou WhatsApp et donner au directeur une vue d'ensemble

Solution du projet

L'application web est construite avec Laravel et PostgreSQL, utilisable sur ordinateur à l'administration et sur téléphone partout ailleurs. Le formulaire d'inscription en ligne crée le dossier de l'élève, que la famille complète depuis son téléphone. Les frais sont découpés en échéances. Un paiement Orange Money ou MTN MoMo est reconnu par l'API du prestataire et rattaché à l'élève sans ressaisie.
Un paiement en espèces est saisi par le comptable, avec un reçu envoyé par SMS au parent. Les enseignants utilisent une application Flutter pour faire l'appel et saisir les notes, y compris sans réseau : les données partent quand la connexion revient. Si un élève est absent, le parent reçoit un SMS le jour même. Si un bulletin est publié, le parent reçoit un message WhatsApp avec un lien vers le portail. Le directeur ouvre un tableau de bord Metabase : effectifs par classe, paiements à jour et en retard, absences de la semaine, moyennes par classe.
Nous commençons petit

Les inscriptions et les paiements d'abord, les notes et les absences au trimestre suivant.

Indicateurs à suivre

Part des inscriptions faites en ligne
Délai entre un paiement et son rattachement à l'élève
Montant des frais en retard
Part des absences signalées aux parents
Temps passé à produire les bulletins

Stack technique

Application web: Laravel Livewire PostgreSQL
Application mobile: Flutter (Android, iOS) Mode hors connexion
Paiement: API Orange Money API MTN MoMo
Messages: Passerelle SMS API WhatsApp Business
Tableau de bord: Metabase

Questions fréquentes

Non. Le SMS fonctionne sur tous les téléphones et porte l'essentiel : absence, paiement reçu, bulletin disponible. Le portail web et WhatsApp complètent pour les familles équipées. L'école choisit le canal famille par famille.

Le comptable saisit le paiement dans l'application et le parent reçoit un reçu par SMS avec le montant et le solde restant. Chaque saisie garde la date et le nom de la personne. Le rapprochement avec la caisse se fait depuis l'application, plus depuis le cahier.

L'application garde l'appel et les notes sur le téléphone et les envoie dès que le réseau revient. L'enseignant voit ce qui est parti et ce qui attend. Rien n'est perdu si le téléphone s'éteint entre-temps.