Cabinets & services professionnels Scénario d'usage

Mémoire documentaire et assistant IA pour un cabinet

Un cabinet de Conakry réunit ses documents dans une mémoire interrogeable, un assistant IA prépare les réponses, l'associé valide depuis Telegram.

Décrire votre projet Voir la solution

Aperçu du projet

Ce scénario illustre ce que nous construisons ; il ne s'agit pas d'une référence client.

Ce scénario montre comment un cabinet d'avocats ou d'expertise comptable de Conakry peut retrouver ce qu'il sait déjà. Ses contrats, notes et réponses passées sont réunis dans une mémoire interrogeable. Un assistant IA prépare les réponses aux questions des clients. L'associé valide depuis Telegram avant tout envoi.

Défis du client & exigences

Un cabinet de 2 associés et 6 collaborateurs à Conakry. Dix ans de contrats, de notes et de courriers sont répartis dans des fichiers Word, des boîtes mail et des conversations WhatsApp. Quand un client demande « quel était le montant retenu dans l'avenant de l'an dernier ? », quelqu'un passe une demi-journée à chercher.

Si le collaborateur qui connaît le dossier est en déplacement, le client attend. Les réponses se contredisent parfois d'un collaborateur à l'autre, et personne ne sait quelle version du document fait foi.

Objectifs principaux

Réunir les documents du cabinet dans une mémoire unique, interrogeable en langage courant

Préparer un brouillon de réponse pour chaque question client, avec les sources citées

Garder l'associé dans la boucle : rien ne part sans sa validation

Rester simple à utiliser depuis un téléphone, même avec une connexion lente

Solution du projet

Nous commençons petit

Un dossier partagé où le cabinet dépose ses fichiers Word, PDF et exports de mails. Une application Laravel les découpe, les indexe dans PostgreSQL avec pgvector et garde la trace de chaque version. L'assistant IA (Claude) répond aux questions des collaborateurs en citant le document et le passage utilisés. Si une question client arrive par email ou WhatsApp, l'assistant prépare un brouillon et l'envoie à l'associé sur Telegram.
Si l'associé répond « ok », le message part. S'il corrige, la correction est mémorisée pour la fois suivante. S'il ne répond pas, rien ne part. La mémoire est exportable à tout moment et hébergée chez un hébergeur choisi avec le client.

Indicateurs à suivre

Temps passé à chercher un document
Délai de réponse aux questions clients
Part des brouillons validés sans correction
Nombre de documents indexés et versions retrouvées

Stack technique

Application: Laravel Livewire
Mémoire documentaire: PostgreSQL pgvector
Assistant IA: Claude API Anthropic
Canaux: Telegram Bot API WhatsApp Business API IMAP
Hébergement: Docker hébergeur choisi avec le client

Questions fréquentes

Non. Chaque brouillon passe par Telegram et attend une validation. Si personne ne répond, le message reste en attente. Le cabinet garde la main sur tout ce qui sort.

Il reste dans la mémoire du cabinet, hébergée là où le cabinet le décide, et il n'est jamais utilisé pour entraîner un modèle. Les règles d'accès (qui voit quel dossier) sont définies avec le cabinet et son conseil.

Non. Nous commençons avec les fichiers déjà numériques : Word, PDF, mails. Les dossiers papier sont ajoutés ensuite, au rythme du cabinet, par simple photo depuis le téléphone.