Cabinets & services professionnels Scénario d'usage

Portail client pour un cabinet comptable

Les clients d'un cabinet comptable déposent leurs pièces depuis leur téléphone, voient l'état de chaque document, le cabinet arrête les relances WhatsApp.

Décrire votre projet Voir la solution

Aperçu du projet

Ce scénario illustre ce que nous construisons ; il ne s'agit pas d'une référence client.

Ce scénario montre comment un cabinet d'expertise comptable peut arrêter de courir après les pièces de ses clients. Chaque client dépose ses factures et reçus depuis son téléphone, voit où en est chaque document et sait ce qui manque. Le cabinet travaille sur des dossiers complets.

Défis du client & exigences

Un cabinet comptable de Conakry suit 80 clients, pour la plupart des commerçants et des petites entreprises. Chaque mois, les pièces arrivent en photo sur WhatsApp, en pièce jointe par email ou en main propre dans une chemise. Un collaborateur passe ses matinées à relancer par message : « il manque la facture du fournisseur de mars ».

Les photos floues sont redemandées, les doublons sont saisis deux fois, et personne ne sait dire au client si son dossier est complet. À la clôture, le cabinet découvre les pièces manquantes trop tard.

Objectifs principaux

Donner à chaque client un endroit unique pour déposer ses pièces depuis son téléphone

Montrer au client, à tout moment, ce qui est reçu, ce qui est en cours et ce qui manque

Remplacer les relances WhatsApp par une liste de pièces attendues et des rappels automatiques

Rendre le portail utilisable sur une connexion lente, avec des photos compressées et un envoi repris en cas de coupure

Solution du projet

Nous commençons par une analyse métier dans le cabinet : quelles pièces sont attendues par type de client, à quelle date, qui les traite. Prisma Soft conçoit ensuite les écrans avec deux ou trois clients volontaires, téléphone d'abord. Le portail est une application web Laravel, installable comme une application sur Android et iPhone. Le client prend une photo, la pièce est compressée et envoyée, puis classée par mois et par type.
Chaque pièce a un statut : reçue, à refaire, traitée. Si une pièce attendue n'est pas déposée à la date prévue, un rappel part par SMS ou WhatsApp. Si une photo est illisible, le collaborateur la marque « à refaire » et le client reçoit la demande précise. Côté cabinet, un tableau montre les dossiers complets et ceux qui bloquent.

Indicateurs à suivre

Nombre de relances manuelles par mois
Délai entre la fin du mois et un dossier complet
Part des pièces déposées par le portail plutôt que par WhatsApp
Photos redemandées
Clients actifs sur le portail

Stack technique

Application: Laravel Livewire PWA
Base de données: PostgreSQL
Fichiers: Stockage objet S3 compatible compression des images côté téléphone
Rappels: WhatsApp Business API passerelle SMS
Design: Figma tests avec des clients du cabinet

Questions fréquentes

Le portail fait une seule chose : prendre une photo et l'envoyer. Pas de compte compliqué, une connexion par lien reçu sur WhatsApp ou par SMS. Nous testons les écrans avec vos clients avant de généraliser, et WhatsApp reste possible pour ceux qui ne changent pas.

L'envoi reprend là où il s'était arrêté dès que le réseau revient. Les photos sont compressées sur le téléphone avant l'envoi, pour qu'un reçu ne pèse pas plusieurs mégaoctets.

Non. Il collecte et classe les pièces, puis les transmet à votre logiciel actuel, par export ou par connexion directe quand le logiciel le permet. La saisie comptable reste dans votre outil.